Bolje poslovanje ćete ostvariti samo ukoliko postavite efektivne i efikasne procese u njemu. Ključne stvari za bolje poslovanje firme saznajte u nastavku.

U poslovanju firme, niste u mnogo drugačijoj situaciji nego neki košarkaški trener, koji želi da pobeđuje sa svojim timom. Da, to i Vi želite, taj tim su Vaši saradnici. Trener zna da njegov najbolji igrač treba da ubaci 30 poena da bi ekipa pobedila.

Na kraju, odlično je, igrač jeste ubacio očekivanu kvotu. Ipak, trener nije baš srećan, jer je igrač pogodio 3 šuta od 11 pokušaja za tri poena (27%), 7 od 18 za dva poena (39%), i 7 od 12 za jedan poen (58%).

Zamislite i neku farmaceutsku kompaniju, koja proizvodi određeni lek. Napravi odličan proces, koji će biti vrlo efikasan i za adekvatno vreme, sa odgovarajućim resursima, proizvesti planirani lek.

Odlično, eureka, lek je proizveden, u odgovarajućim dimenzijama, u odgovarajućoj boji, masa odgovara onoj koja je data specifikacijom. Jedino pitanje je… zašto smo pravili taj lek? Valjda, jedini razlog bi bio da bi on delovao i nekome pomogao.

Zamislite da takav lek testirate, i… ne daje rezultate. Ne deluje. Pitate se, zašto ste ga onda i proizvodili, gde ste pogrešili, kako niste dobili ono što ste želeli, i to baš u onom delu koji Vam je najbitniji, u funkcionalnom.

Bolje poslovanje

Niko neće želeti da kupi ono što vi prodajete, koliko god to bilo lepo, stilizovano, ako to ne rešava njihove probleme. Da, to je ono što ljudima treba, to je ono što traže- da radi ono što njima treba, da daje pravi efekat. Da, baš to- da bude efektivan.

Obe stvari su veoma važne u poslovanju, efikasnosti i efektivnost. Postoje situacije u kojima će neka od njih biti važnija za Vas ili kupce, ali će i Vama i njima biti važne obe.

Efikasnost i efektivnost u vašoj firmi treba da se mere novcem

Ipak, pre nego što dođete do kupaca, veoma je važno da uspostavite procese u Vašoj firmi tako da u njima imate efikasnost i efektivnost. Ono što je Vama veoma bitno, jeste da su obe ekonomske kategorije, mogu se izmeriti novcem, i uvek ćete ih videti i kroz novac.

Stalno slušate o efikasnosti, koja u stvari pokazuje koji je odnos rezultata koje ste ostvarili i resursa koje ste za to upotrebili.

Treneru u košarkaškoj ekipi je to važno, jer nije isto da li će igrač ubaciti pet trojki iz osam ili iz trinaest pokušaja. Idealna bi bila stoprocentna efikasnost u svemu što radite, ali to nije uvek tako.

Da li to što radite ima efekta

Mnogo manje se priča o efektivnosti, koja zapravo pokazuje ono što i naziv kaže- da li je to što ste radili imalo efekta i da li ste ostvarili planirano. Za neke stvari postoji narodna izreka „bolje da niste ni radili“, koja se upravo odnosi i na situacije kada efekat nije postignut.

U čemu se može meriti efikasnost? Baš u svemu što radite. Cilj jeste da u svakom procesu, i svakoj aktivnosti u procesima, maksimalno povećate efikasnost.

Zamislite proces koji ima samo pet aktivnosti: A=86%, B=92%, C=94%, D=89% i E=98%. Idealno bi bilo da je efikasnost u svakoj aktivnosti 100%, pa da i efikasnost čitavog procesa bude 100%. Ukupnu efikasnost ćete dobiti kao proizvod, pa će biti 0,86*0,92*0,94*0,89*0,98=0,65. Ovih 0,65 ili 65% i ne izgleda tako loše, osim ako razmišljate o Vašim stvarnim procesima.

Pre nego što zamislite neku veliku svetsku kompaniju, ovo može biti i primer bilo kojeg procesa u Vašoj firmi. To može biti i palačinkarnica, sa aktivnostima: A-sipanje testa, B-pečenje, C-mazanje sadržaja, D-savijanje i pakovanje, E-isporuka. Može biti i proizvodnja drvenih stolica: A-izrada delova, B-sklapanje, C-farbanje, D-lakiranje, E-tapaciranje.

Zamislite da od imate mesečnu tražnju sa tržišta od 1000 komada. Normalno, potrudićete se da ih proizvedete, plasirate, dobijete klijente i ostvarite prihod/profit. Međutim, sa efikasnošću u procesu od 65%, na izlazu ćete imati samo 650 validnih proizvoda, bilo da su palačinke, stolice, ili nešto sasvim treće. Ne moraju biti to proizvodi, mogu biti i usluge koje pružate.

Da, proizveli ste 650 validnih, valjanih, onih kakve kupci žele i za koje su spremni da plate. Ali, šta je sa preostalih 350? Valjda nećete izgubiti te kupce, nego ćete i njima isporučiti ono što traže i žele. Tu ćete se opet sresti sa problemom one efikasnosti, onih 65%, jer ćete opet imati samo 65% zadovoljavajućih proizvoda.

Vratićete se na matematiku i pitanje koliko zapravo treba da proizvedete, da biste imali 350 korektnih, X*0,65=350. Odgovor je 539, odnosno 209 više od potrebnih 350. Znači, u prvoj rundi ste imali 350 defektnih proizvoda, plus sada 209, ukupno 559.

Znači, da biste proizveli 1000 valjanih proizvoda, “morate” imati 559 loših. Ne morate, ali je Vaš sistem trenutno takav. Ako ne uradite nešto da to promenite, to Vas čeka i u sledećem ciklusu, i u sledećem koraku, i sledećeg meseca.

Vi plaćate loše procese u poslovanju

Ništa tu nije sporno, bitno je da su Vaši kupci onih 1000 komada na kraju dobili ono što su želeli, što je za Vaše poslovanje veoma bitno. Međutim, ko će platiti onih 559 loših? Vi. Niko drugi.

Nećete platiti samo materijale koji su uloženi, već i bruto radne sate ljudi koji su radili, platićete i struju, amortizaciju sredstava, sve komunalije, itd, itd.

Ako samo napravite grubu kalkulaciju, videćete kolika je cena te (ne)efikasnosti, koliko Vas ona košta. Ipak, nje ćete postati svesni tek kada počnete da merite efikasnost. Pravi trenutak da počnete da merite jeste sam početak poslovanja. Da biste je unapredili, morate imati podatke.

Kupac bi se oduševio kako ste bili efektivni, kako ste mu isporučili šest stolica po njegovoj meri i potrebama, kako u njima može udobno da sedi i da više nema problem sa leđima.

Kada biste mu rekli da ste morali četiri da upropastite, da bi on dobio šest, verovatno bi komentar bio: “Izgleda šašavo, ali mene leđa više ne bole”.

Iz njegovog ugla jeste tako: nije mu jasno zašto tako rasipate resurse, ali je zadovoljan onim što je dobio. Njega posebno zanima efektivnost, a Vi se posebno pozabavite efikasnošću.

Sledećeg trenutka, kada bude kupac želeo po šest stolica na svaka dva dana, biće mu bitna i efikasnost, Vaša sposobnost da mu proizvode isporučite sa što manje trošenja njegovog vremena i drugih resursa.

Kupcima je bitno da Vaš lek deluje. Ne zanima ga koliko ste potrošili na razvoj, proizvodnju, isporuku… Vama je sve to, itekako, bitno.

Vodite računa o svom poslovanju. Efektivnost, ali i efikasnost. Uvek se isplati.