Bolje poslovanje ćete ostvariti samo ukoliko postavite efektivne i efikasne procese u njemu. Ključne stvari za bolje poslovanje firme saznajte u nastavku.

U poslovanju firme, niste u mnogo drugačijoj situaciji nego neki košarkaški trener, koji želi da pobeđuje sa svojim timom. Da, to i Vi želite, taj tim su Vaši saradnici. Trener zna da njegov najbolji igrač treba da ubaci 30 poena da bi ekipa pobedila.

Na kraju, odlično je, igrač jeste ubacio očekivanu kvotu. Ipak, trener nije baš srećan, jer je igrač pogodio 3 šuta od 11 pokušaja za tri poena (27%), 7 od 18 za dva poena (39%), i 7 od 12 za jedan poen (58%).

Zamislite i neku farmaceutsku kompaniju, koja proizvodi određeni lek. Napravi odličan proces, koji će biti vrlo efikasan i za adekvatno vreme, sa odgovarajućim resursima, proizvesti planirani lek.

Odlično, eureka, lek je proizveden, u odgovarajućim dimenzijama, u odgovarajućoj boji, masa odgovara onoj koja je data specifikacijom. Jedino pitanje je… zašto smo pravili taj lek? Valjda, jedini razlog bi bio da bi on delovao i nekome pomogao.

Zamislite da takav lek testirate, i… ne daje rezultate. Ne deluje. Pitate se, zašto ste ga onda i proizvodili, gde ste pogrešili, kako niste dobili ono što ste želeli, i to baš u onom delu koji Vam je najbitniji, u funkcionalnom.

Bolje poslovanje

Niko neće želeti da kupi ono što vi prodajete, koliko god to bilo lepo, stilizovano, ako to ne rešava njihove probleme. Da, to je ono što ljudima treba, to je ono što traže- da radi ono što njima treba, da daje pravi efekat. Da, baš to- da bude efektivan.

Obe stvari su veoma važne u poslovanju, efikasnosti i efektivnost. Postoje situacije u kojima će neka od njih biti važnija za Vas ili kupce, ali će i Vama i njima biti važne obe.

Efikasnost i efektivnost u vašoj firmi treba da se mere novcem

Ipak, pre nego što dođete do kupaca, veoma je važno da uspostavite procese u Vašoj firmi tako da u njima imate efikasnost i efektivnost. Ono što je Vama veoma bitno, jeste da su obe ekonomske kategorije, mogu se izmeriti novcem, i uvek ćete ih videti i kroz novac.

Stalno slušate o efikasnosti, koja u stvari pokazuje koji je odnos rezultata koje ste ostvarili i resursa koje ste za to upotrebili.

Treneru u košarkaškoj ekipi je to važno, jer nije isto da li će igrač ubaciti pet trojki iz osam ili iz trinaest pokušaja. Idealna bi bila stoprocentna efikasnost u svemu što radite, ali to nije uvek tako.

Da li to što radite ima efekta

Mnogo manje se priča o efektivnosti, koja zapravo pokazuje ono što i naziv kaže- da li je to što ste radili imalo efekta i da li ste ostvarili planirano. Za neke stvari postoji narodna izreka „bolje da niste ni radili“, koja se upravo odnosi i na situacije kada efekat nije postignut.

U čemu se može meriti efikasnost? Baš u svemu što radite. Cilj jeste da u svakom procesu, i svakoj aktivnosti u procesima, maksimalno povećate efikasnost.

Zamislite proces koji ima samo pet aktivnosti: A=86%, B=92%, C=94%, D=89% i E=98%. Idealno bi bilo da je efikasnost u svakoj aktivnosti 100%, pa da i efikasnost čitavog procesa bude 100%. Ukupnu efikasnost ćete dobiti kao proizvod, pa će biti 0,86*0,92*0,94*0,89*0,98=0,65. Ovih 0,65 ili 65% i ne izgleda tako loše, osim ako razmišljate o Vašim stvarnim procesima.

Pre nego što zamislite neku veliku svetsku kompaniju, ovo može biti i primer bilo kojeg procesa u Vašoj firmi. To može biti i palačinkarnica, sa aktivnostima: A-sipanje testa, B-pečenje, C-mazanje sadržaja, D-savijanje i pakovanje, E-isporuka. Može biti i proizvodnja drvenih stolica: A-izrada delova, B-sklapanje, C-farbanje, D-lakiranje, E-tapaciranje.

Zamislite da od imate mesečnu tražnju sa tržišta od 1000 komada. Normalno, potrudićete se da ih proizvedete, plasirate, dobijete klijente i ostvarite prihod/profit. Međutim, sa efikasnošću u procesu od 65%, na izlazu ćete imati samo 650 validnih proizvoda, bilo da su palačinke, stolice, ili nešto sasvim treće. Ne moraju biti to proizvodi, mogu biti i usluge koje pružate.

Da, proizveli ste 650 validnih, valjanih, onih kakve kupci žele i za koje su spremni da plate. Ali, šta je sa preostalih 350? Valjda nećete izgubiti te kupce, nego ćete i njima isporučiti ono što traže i žele. Tu ćete se opet sresti sa problemom one efikasnosti, onih 65%, jer ćete opet imati samo 65% zadovoljavajućih proizvoda.

Vratićete se na matematiku i pitanje koliko zapravo treba da proizvedete, da biste imali 350 korektnih, X*0,65=350. Odgovor je 539, odnosno 209 više od potrebnih 350. Znači, u prvoj rundi ste imali 350 defektnih proizvoda, plus sada 209, ukupno 559.

Znači, da biste proizveli 1000 valjanih proizvoda, “morate” imati 559 loših. Ne morate, ali je Vaš sistem trenutno takav. Ako ne uradite nešto da to promenite, to Vas čeka i u sledećem ciklusu, i u sledećem koraku, i sledećeg meseca.

Vi plaćate loše procese u poslovanju

Ništa tu nije sporno, bitno je da su Vaši kupci onih 1000 komada na kraju dobili ono što su želeli, što je za Vaše poslovanje veoma bitno. Međutim, ko će platiti onih 559 loših? Vi. Niko drugi.

Nećete platiti samo materijale koji su uloženi, već i bruto radne sate ljudi koji su radili, platićete i struju, amortizaciju sredstava, sve komunalije, itd, itd.

Ako samo napravite grubu kalkulaciju, videćete kolika je cena te (ne)efikasnosti, koliko Vas ona košta. Ipak, nje ćete postati svesni tek kada počnete da merite efikasnost. Pravi trenutak da počnete da merite jeste sam početak poslovanja. Da biste je unapredili, morate imati podatke.

Kupac bi se oduševio kako ste bili efektivni, kako ste mu isporučili šest stolica po njegovoj meri i potrebama, kako u njima može udobno da sedi i da više nema problem sa leđima.

Kada biste mu rekli da ste morali četiri da upropastite, da bi on dobio šest, verovatno bi komentar bio: “Izgleda šašavo, ali mene leđa više ne bole”.

Iz njegovog ugla jeste tako: nije mu jasno zašto tako rasipate resurse, ali je zadovoljan onim što je dobio. Njega posebno zanima efektivnost, a Vi se posebno pozabavite efikasnošću.

Sledećeg trenutka, kada bude kupac želeo po šest stolica na svaka dva dana, biće mu bitna i efikasnost, Vaša sposobnost da mu proizvode isporučite sa što manje trošenja njegovog vremena i drugih resursa.

Kupcima je bitno da Vaš lek deluje. Ne zanima ga koliko ste potrošili na razvoj, proizvodnju, isporuku… Vama je sve to, itekako, bitno.

Vodite računa o svom poslovanju. Efektivnost, ali i efikasnost. Uvek se isplati.

Nemoguće je da ste do sada naišli na vodiče o poslovanju, a da u njima nisu bili spomenuti ciljevi firme. I to je sa jako dobrim razlogom, jer bez jasno postavljenih ciljeva, nećete nikuda ni stići. Razlog je jednostavan – kako ćete da stignete negde ako ne znate gde idete?

Firma bi trebalo da ima jasno postavljene, “pametne” ciljeve, ali tu istu firmu čine ljudi, na kojima je ispunjavanje tih ciljeva. Međutim, ti ljudi imaju i svoje – lične – ciljeve, koji mogu a i ne moraju da se poklapaju sa ciljevima firme.

Kada govorimo o poklapanju ciljeva zaposlenih i same kompanije, najpre mislimo na ciljeve koji se i tiču same kompanije – njenog opstanka, zadovoljavajućeg poslovanja, a zatim i rasta i napretka. Sa druge strane imamo zaposlene, koji imaju svoje sopstvene ciljeve, a u kontekstu posla i rada, oni se takođe tiču opstanka i napredovanja, ali i ličnog razvoja i učenja.

U idealnom scenariju, vaš tim bi se sastojao od ljudi koji dele vaše ciljeve i vaša firma je mesto gde ih oni mogu i ostvariti. U realnosti, ovakva okolnost može biti slučaj, ali isto tako često i nije.

Ako je vaša firma mala, a jedan od vaših zaposlenih, recimo, kao karijerni cilj ima napredovanje do hijerarhijskog nivoa koji u vašoj firmi i ne postoji, onda je jasno da to nije mesto na kom će on ostvariti taj svoj karijerni cilj. Ono što mu preostaje jeste da redefiniše cilj ili da pronađe mesto na kom će moći da ga ispuni.

Kako možete postići to da ciljevi vaše firme i ciljevi vaših zaposlenih budu u saglasnosti, onoliko koliko to okolnosti dozvoljavaju? Evo koje tri stvari su u tom procesu od suštinske važnosti:

3 stavke za početak usklađivanja ciljeva firme i zaposlenih

Poznavanje tima i njihovih potreba – Kako biste uopšte znali koje to ciljeve imaju vaši zaposleni, najpre je neophodno da ih poznajete. Iako će ljudi možda neke važne stvari, prirodno, prećutati (na primer: “Otići ću tamo gde mi ponude veću platu”), to i dalje ne znači da ne možete imati utvid u to čemu streme vaši zaposleni i šta je potrebno da se desi da do svojih ciljeva i stignu.

Usklađivanje onoga što imaju sa onim što trebaju – Čak i ako vaši zaposleni imaju karijerne ciljeve koje ne mogu ispuniti u vašoj firmi, to ne znači da ništa po tom pitanju ne može da se učini. Na primer, ako osoba X ima ambiciju da postane prodajni direktor neke velike kompanije, vi mu to možda ne možete omogućiti, ali mu i te kako možete obezbediti druge važne stvari koje će mu pomoći da dođe do svog cilja: možete mu, kada procenite da je spreman, dodeliti više odgovornosti i voditi ga na putu koji mora proći kako bi stekao veštine i kompetencije kojima stremi.

Tako ćete imati zaposlenog koji je motivisan i spreman da izađe iz svoje trenutne uloge kako bi se pripremio za neku veću, istovremeno nudeći vašoj firmi sve ono što jedan takav zaposleni može da joj ponudi.

Praćenje – Ako donesete odluku da na ovaj način ispitate i probate da uskladite organizacione i ciljeve svojih zaposlenih, važno je imati na umu nije reč o jednokratno donetoj odluci koja će, kad se donese, ostati da čami u nekoj prašnjavoj fascikli vašeg uma ili kancelarijskog stola.

Ovde je reč o procesu, koji kao takav zahteva i praćenje, a to ne mora biti ništa preterano kompleksno. Sastanak na mesečnom nivou sa pomenutim zaposlenim X i razgovor sa njime oko toga kako iz njegove perspektive izgleda sve ono što se dešava mogu biti sjajan način da dobijete dragocene povratne informacije.

Ukoliko pokazujete interesovanje za karijerni razvoj i napredovanje (ne samo hijerarhijsko, već svako napredovanje koje uključuje učenje i razvoj), vaši zaposleni će znati da vodite računa o njima i njihovim ciljevima, a to će se pozitivno odraziti na njihovu motivaciju, zadovoljstvo poslom, kao i na kvalitet komunikacije i sveukupnu atmosferu koja vlada u vašem kolektivu, bez obzira na njegovu brojnost.

Ključna stavka usklađivanja

Ciljevi su, dakle, važni, ali postoji nešto još važnije – ključni sastojak koji je neophodan za usklađivanje ciljeva vaše firme i njenih zaposlenih. To su vrednosti. Vrednosti su šire i opštije od ciljeva i kao takve imaju moć da budu od presudnog značaja za to kako će vaši zaposleni doživljavati svoj posao. Ako je cilj željena destinacija, onda su vrednosti sve ono što pomaže da se do tog cilja i stigne.

Vrednosti su sve ono čega se vaša firma pridržava u svom poslovanju: korektni i fer odnosi unutar firme, kao i prema spoljašnjim instancama (konkurencija, javnost, partneri, kupci).

Vrednosti diktiraju način na koji će vaši zaposleni pristupati svom poslu i kako će gledati svoju trenutnu poziciju: kao mesto odakle će pobeći prvom prilikom, to jest čim se ukaže bolja ili kao mesto na kom se osećaju uvaženo, poštovano, kao mesto na kom mogu da uče i da realizuju svoje potencijale. Ako su njihove sopstvene vrednosti, na primer, pošten i predan rad, oni će moći da se osećaju dobro samo u firmi koja i sama prepoznaje i neguje ove vrednosti.

Dobra vest je ta da to kakve će vrednosti biti negovane u vašem kolektivu u najvećoj meri zavisi upravo od vas. Zato, ako mislite da nemate velikog uticaja na to koji su ciljevi vaših zaposlenih, nemojte klonuti duhom, pošto na nešto još važnije definitivno imate, a to je način na koji će zaposleni doživljavati svoj posao i koliko će biti spremni da mu se posvete. Što, složićete se, nikako nije mala stvar.